Cập nhật lần cuối: Tháng 8 năm 2023
Chính sách Bảo mật Toàn cầu của Averna dành cho Nhân viên và Nhà thầu bên ngoài
Với tư cách là nhà tuyển dụng của bạn, Averna cam kết bảo vệ quyền riêng tư và bảo mật Dữ liệu Cá nhân của bạn trong suốt thời gian làm việc và sau khi kết thúc hợp đồng lao động. Chính sách Bảo mật này (“Chính sách”) mô tả các loại Dữ liệu Cá nhân mà Averna thu thập về bạn với tư cách là nhân viên hoặc nhà thầu bên ngoài, các thực hành bảo mật của chúng tôi, cũng như cách bạn có thể liên hệ với chúng tôi để thực hiện các quyền và lựa chọn về quyền riêng tư của mình. Nếu quý vị là ứng viên xin việc, vui lòng tham khảo Chính sách bảo mật dành cho ứng viêncủa chúng tôi .
Chúng tôi sẽ chỉ sử dụng dữ liệu cá nhân của quý vị theo Chính sách này, trừ khi luật pháp hiện hành có quy định khác. Chúng tôi cam kết đảm bảo rằng Dữ liệu Cá nhân mà chúng tôi thu thập về quý vị là chính xác, phù hợp và chỉ được sử dụng cho các mục đích hạn chế.
Averna bảo lưu quyền cập nhật Chính sách này bất cứ lúc nào và khi cần thiết. Chúng tôi khuyến khích bạn xem lại Chính sách này định kỳ.
- Các định nghĩa
“Averna”, “người sử dụng lao động”, “chúng tôi”, “của chúng tôi” hoặc “chúng ta” đề cập đến đơn vị thuộc Averna chịu trách nhiệm thu thập và sử dụng Dữ liệu Cá nhân theo Chính sách Bảo mật này. Đơn vị này có thể khác nhau tùy thuộc vào khu vực pháp lý nơi quý vị làm việc.
“Dữ liệu cá nhân” là bất kỳ thông tin nào về bạn với tư cách là một cá nhân. Thuật ngữ này không bao gồm dữ liệu ẩn danh hoặc dữ liệu đã được loại bỏ thông tin nhận dạng cá nhân mà không liên quan đến một cá nhân cụ thể, cũng như thông tin liên hệ công việc và chức danh công việc. Với tư cách là nhà tuyển dụng của bạn, chúng tôi có thể thu thập, lưu trữ và sử dụng các loại Dữ liệu cá nhân được xác định trong Phụ lục A.
Tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với Averna, “bạn” có nghĩa là “Nhân viên” hoặc “Nhân viên bên ngoài”:
- “Nhân viên” bao gồm các nhân viên hiện tại và cựu nhân viên của Averna.
- “Nhân viên bên ngoài” đề cập đến những người lao động không phải là nhân viên của Averna, nhưng có quyền truy cập vào các cơ sở và/hoặc mạng lưới công ty của Averna. Điều này bao gồm nhân viên tạm thời từ các công ty môi giới, nhân viên thuê ngoài, nhà thầu và khách mời kinh doanh.
2. Thu thập và sử dụng dữ liệu cá nhân
Bản chất của Dữ liệu cá nhân mà chúng tôi xử lý về bạn trong quá trình hoạt động kinh doanh và mục đích thu thập dữ liệu đó có thể thay đổi tùy thuộc vào khu vực pháp lý của bạn và mối quan hệ lao động của bạn với Averna.
Nếu bạn là Nhân viên, Dữ liệu Cá nhân của bạn sẽ được thu thập và sử dụng nhằm thực hiện hợp đồng lao động giữa bạn và Averna. Các ví dụ bao gồm, nhưng không giới hạn ở, quản lý tiền lương và các phúc lợi xã hội của bạn, cung cấp các khóa đào tạo cho bạn, và đánh giá sự phát triển nghề nghiệp của bạn. Chúng tôi cũng có thể xử lý Dữ liệu cá nhân về người phụ thuộc, người thụ hưởng và các cá nhân khác có liên quan đến công việc của bạn, theo yêu cầu để cung cấp các phúc lợi y tế và bảo hiểm, cũng như các mục đích liên quan khác.
Averna có thể sử dụng ảnh của Nhân viên trong các tài liệu tiếp thị, bao gồm mạng xã hội, trang web công ty và các phương tiện truyền thông đồ họa khác trong suốt thời gian quan hệ lao động.
Nếu bạn là cựu nhân viên, Dữ liệu Cá nhân về bạn sẽ được xử lý chủ yếu nhằm mục đích tuân thủ pháp luật.
Nếu bạn là Nhân viên bên ngoài, Dữ liệu cá nhân mà chúng tôi xử lý về bạn chỉ giới hạn ở những thông tin cần thiết để quản lý mối quan hệ của bạn với Averna (ví dụ: thanh toán hóa đơn của bạn), cũng như quyền truy cập của bạn vào các cơ sở và hệ thống thông tin của chúng tôi.
Averna sẽ chỉ xử lý Dữ liệu Cá nhân của bạn cho các mục đích mà dữ liệu đó được thu thập, hoặc để tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý áp dụng đối với chúng tôi với tư cách là nhà tuyển dụng của bạn. Nếu Averna cần xử lý Dữ liệu Cá nhân của bạn cho một mục đích không liên quan đến việc làm của bạn tại công ty chúng tôi, bạn sẽ được thông báo và, nếu luật pháp yêu cầu, chúng tôi sẽ xin sự đồng ý của bạn trước khi tiến hành. Chúng tôi sẽ chỉ sử dụng thông tin cá nhân của bạn mà không cần sự biết hoặc sự đồng ý của bạn trong trường hợp pháp luật hiện hành yêu cầu.
3. Chia sẻ và Tiết lộ Dữ liệu Cá nhân
Averna sẽ chỉ tiết lộ Dữ liệu Cá nhân của bạn cho bên thứ ba theo Chính sách này.
Averna có thể tiết lộ Dữ liệu cá nhân của bạn cho các nhà thầu, đại lý được chỉ định, nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba hoặc các nhân viên khác của Averna nằm ngoài phạm vi quyền hạn của bạn, những người hỗ trợ chúng tôi trong việc thực hiện hợp đồng lao động của bạn với chúng tôi. Đối với mục đích của Chính sách này, các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba bao gồm, nhưng không giới hạn ở, các đơn vị xử lý bảng lương, đơn vị quản lý quỹ hưu trí, các đơn vị hỗ trợ thủ tục giấy phép lao động/thị thực, chuyên gia thuế và các đơn vị cung cấp phúc lợi.
Để bảo vệ Dữ liệu Cá nhân của bạn trong quá trình chuyển giao này, Averna yêu cầu, thông qua các hợp đồng bằng văn bản với các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba của chúng tôi, việc thực hiện các biện pháp bảo mật thỏa đáng để đảm bảo quyền riêng tư của dữ liệu. Chúng tôi không cho phép các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba của chúng tôi sử dụng Dữ liệu Cá nhân của bạn ngoài các mục đích hoặc hướng dẫn được Averna chỉ định rõ ràng.
Averna cũng có thể tiết lộ Dữ liệu Cá nhân của bạn cho các mục đích bổ sung sau đây, trong trường hợp được pháp luật hiện hành cho phép hoặc yêu cầu:
- Tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý hoặc các thủ tục pháp lý hợp lệ, chẳng hạn như các thủ tục tư pháp và lệnh của tòa án.
- Trả lời các cơ quan quản lý.
- Để xin ý kiến tư vấn từ các luật sư, kiểm toán viên hoặc các chuyên gia bên ngoài.
- Các mục đích liên quan đến an toàn và an ninh.
- Trong trường hợp việc đó phục vụ lợi ích hợp pháp của chúng tôi, chẳng hạn như đối với một bên mua tiềm năng của Averna hoặc các cơ quan liên quan đến chính phủ.
- Đối với các mục đích khác với sự đồng ý của bạn, trong trường hợp sự đồng ý đó được pháp luật yêu cầu.
Trong mọi trường hợp, Averna đảm bảo thực hiện các biện pháp hợp lý để hạn chế việc tiết lộ Dữ liệu Cá nhân của bạn ở mức tối thiểu cần thiết cho các mục đích và hoàn cảnh cụ thể.
4. Chuyển giao dữ liệu xuyên biên giới và quốc tế
Averna hoạt động trên phạm vi toàn cầu. Do đó, Dữ liệu Cá nhân của bạn có thể được chuyển đến các quốc gia khác ngoài quốc gia của bạn, nằm ngoài quốc gia nơi Dữ liệu Cá nhân của bạn ban đầu được thu thập. Các quốc gia này có thể có các yêu cầu về bảo vệ dữ liệu khác với quốc gia của bạn. Khi chuyển Dữ liệu Cá nhân của bạn qua biên giới, Averna thực hiện các biện pháp thích hợp để tuân thủ các luật về quyền riêng tư dữ liệu áp dụng cho các hoạt động chuyển giao đó.
5. Bảo mật và lưu trữ dữ liệu
Averna nỗ lực hợp lý để cung cấp mức độ bảo mật phù hợp với rủi ro liên quan đến việc xử lý Dữ liệu Cá nhân của bạn. Chúng tôi duy trì các biện pháp bảo mật vật lý, kỹ thuật và tổ chức thích hợp, được thiết kế để bảo vệ Dữ liệu Cá nhân thuộc phạm vi của Chính sách này khỏi việc mất mát do tai nạn cũng như việc truy cập, sử dụng, thay đổi hoặc tiết lộ trái phép. Ngoài ra, Averna đảm bảo rằng việc truy cập Dữ liệu Cá nhân của bạn chỉ giới hạn ở các nhân viên, đại lý, nhà thầu và bên thứ ba có nhu cầu kinh doanh hợp pháp đối với việc truy cập đó.
Averna không thực hiện các hoạt động phân loại và không đưa ra quyết định liên quan đến bạn bằng các phương tiện tự động.
Để giúp chúng tôi bảo vệ Dữ liệu Cá nhân của bạn, chúng tôi khuyến khích bạn thông báo cho đơn vị Averna tại địa phương về những thay đổi đối với Dữ liệu Cá nhân của bạn trong suốt thời gian làm việc tại công ty chúng tôi. Chúng tôi cũng khuyến khích bạn tuân theo các khuyến nghị được nêu trong chính sách CNTT của chúng tôi để bảo mật mật khẩu và đảm bảo rằng các tương tác của bạn với các dịch vụ của Averna luôn được an toàn.
Trừ khi được pháp luật cho phép hoặc yêu cầu khác, Averna sẽ chỉ lưu giữ Dữ liệu Cá nhâncủa bạn trong thời gian cần thiết để thực hiện các mục đích thu thập, bao gồm:
- để tuân thủ các yêu cầu về kế toán hoặc báo cáo của chúng tôi.
- để thực hiện các hoạt động giám sát, phát hiện gian lận và phòng ngừa tổn thất.
- để tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi.
Trong một số trường hợp nhất định, Dữ liệu Cá nhân của bạn có thể được ẩn danh, và trong trường hợp đó, dữ liệu này sẽ không còn được liên kết với bạn nữa. Averna bảo lưu quyền sử dụng các dữ liệu ẩn danh và đã được loại bỏ thông tin nhận dạng đó cho bất kỳ mục đích kinh doanh hợp pháp nào mà không cần thông báo thêm cho bạn hoặc xin sự đồng ý của bạn.
Khi mối quan hệ lao động của bạn với chúng tôi chấm dứt, Dữ liệu Cá nhân của bạn sẽ được Averna lưu giữ và tiêu hủy một cách an toàn theo Chính sách này và các luật hiện hành.
6. Các quyền riêng tư dữ liệu bổ sung
- Bạn có quyền yêu cầu truy cập vào Dữ liệu Cá nhân mà Averna thu thập, sử dụng hoặc chuyển giao liên quan đến bạn, cũng như quyền phản đối việc thu thập hoặc xử lý Dữ liệu Cá nhân của bạn, hoặc yêu cầu hạn chế việc xử lý đó.
- Trong trường hợp quý vị đã đồng ý cho phép thu thập, sử dụng và chuyển giao Dữ liệu Cá nhân của mình, quý vị có quyền rút lại sự đồng ý đó, hoặc bất kỳ sự đồng ý nào đã từng được cấp cho Averna.
- Quý vị có quyền yêu cầu Averna chỉnh sửa hoặc xóa Dữ liệu Cá nhân của quý vị nếu thông tin đó không chính xác, không đầy đủ hoặc đã lỗi thời.
- Bạn có quyền di chuyển dữ liệu.
- Bạn cũng có quyền yêu cầu hạn chế việc xử lý Dữ liệu Cá nhân của mình. Bất cứ lúc nào, bạn cũng có quyền gửi khiếu nại liên quan đến việc Averna thu thập và sử dụng Dữ liệu Cá nhân của bạn.
Để thực hiện các quyền riêng tư của mình, bạn có thể liên hệ với Chuyên viên Bảo vệ Dữ liệu Toàn cầu (DPO) của chúng tôi qua email tại privacy@averna.com.
Chúng tôi có thể yêu cầu bạn cung cấp thông tin cụ thể để giúp chúng tôi xác minh danh tính của bạn và đảm bảo khả năng thực hiện các thay đổi theo yêu cầu của bạn. Trong trường hợp Dữ liệu Cá nhân của bạn đã bị hủy, xóa hoặc ẩn danh, hoặc khi chúng tôi bị pháp luật yêu cầu từ chối cho bạn truy cập vào Dữ liệu Cá nhân do Averna lưu giữ, bạn sẽ được thông báo về lý do cụ thể, tuân thủ các hạn chế pháp lý hoặc quy định hiện hành. Bất cứ lúc nào, quý vị cũng có thể liên hệ với DPO của chúng tôi để biết thêm thông tin về các nghĩa vụ và quy trình lưu trữ của chúng tôi.
7. Cán bộ Bảo vệ Dữ liệu
Averna đã bổ nhiệm một Chuyên viên Bảo vệ Dữ liệu Toàn cầu để đảm bảo tuân thủ Chính sách này.
Cán bộ Bảo vệ Dữ liệu Toàn cầu: Rania Hamdine (privacy@averna.com)
Phụ lục A
Đối với mục đích của Chính sách này và tùy thuộc vào khu vực pháp lý nơi bạn làm việc, Averna có thể thu thập các loại Dữ liệu Cá nhân sau đây về bạn:
- Thông tin liên hệ cá nhân, chẳng hạn như tên, chức danh, địa chỉ, số điện thoại, địa điểm làm việc và địa chỉ email.
- Thông tin nhận dạng, chẳng hạn như giới tính, ngày sinh, quốc tịch, tình trạng công dân, cựu chiến binh, thuộc nhóm thiểu số hoặc tình trạng khuyết tật, cùng với thông tin liên hệ tại nhà và trong trường hợp khẩn cấp.
- Hình ảnh được chụp trong các sự kiện xã hội và sự kiện của công ty.
- Thông tin đăng ký bảo hiểm và hưu trí, cũng như thông tin duy trì, bao gồm tình trạng hôn nhân, tên, địa chỉ và ngày sinh của vợ/chồng và người phụ thuộc.
- Thông tin về đơn xin việc và kiểm tra lý lịch, bao gồm sơ yếu lý lịch, thư giới thiệu và hồ sơ học tập, đào tạo, tiền án tiền sự, lịch sử tín dụng và kinh nghiệm làm việc.
- Thông tin liên quan đến di chuyển, chẳng hạn như thông tin hộ chiếu, thông tin giấy phép lao động, hồ sơ lái xe và thông tin giấy phép lái xe.
- Thông tin về tiền lương, bao gồm chi tiết tài khoản ngân hàng, số an sinh xã hội/số bảo hiểm (hoặc tương đương), mức lương, phúc lợi và lịch sử hiệu suất công việc.
- Tình trạng là thành viên công đoàn (nếu có).
- Hồ sơ việc làm, bao gồm các kỳ nghỉ phép, nhu cầu hỗ trợ đặc biệt, tư cách thành viên các hiệp hội nghề nghiệp, thư giới thiệu, lịch sử làm việc và bằng chứng về tư cách làm việc.
- Ảnh hoặc video.
- Bất kỳ dữ liệu cá nhân nào khác của nhân viên cần thiết cho mục đích quản lý mối quan hệ lao động của bạn với Averna.
