Averna ist bestrebt, eine Kultur der Zuverlässigkeit und Verantwortlichkeit am Arbeitsplatz und im Umgang mit anderen zu fördern. Wenn Sie etwas sehen, egal ob Sie ein Mitarbeiter oder ein Geschäftspartner sind, haben Sie das Recht und die Verantwortung, etwas zu sagen.
Beim Whistleblowing geht es um die Aufdeckung von Fehlverhalten im Interesse der Öffentlichkeit und der Integrität der Organisation. Klagen (oder Beschwerden) hingegen konzentrieren sich in der Regel auf die Lösung individueller oder zwischenmenschlicher Probleme im Arbeitsumfeld. Unsere Whistleblowing- und Beschwerdemechanismen unterliegen auch unserer Politik zur Verhinderung von und zum Umgang mit Mobbing und sexueller Gewalt am Arbeitsplatz und sind ein integraler Bestandteil davon.
Beide Prozesse sind entscheidend für die Aufrechterhaltung von Transparenz, Rechenschaftspflicht und Fairness in Organisationen.
Kontaktstellen
Sie können uns über die unten stehende Tabelle erreichen:
Zusätzlich zu unserem internen Whistleblowing- und Beschwerdeverfahren hat Averna einen Kommunikationskanal eingerichtet, der es den Mitarbeitern ermöglicht, Probleme auch dann anzusprechen, wenn es ihnen unangenehm ist, sie vor Ort zu melden oder wenn sie Vergeltungsmaßnahmen befürchten. Sie können solche Probleme unserem Vorstandsvorsitzenden, der von der Geschäftsleitung von Averna unabhängig ist, per E-Mail an [email protected] melden. Dieser Kanal ist aus Sicht von Averna anonym.
Letztlich gilt, egal an wen Sie sich wenden, die gleiche Regel: Ihre Meldung wird ernsthaft, diskret und mit größtem Respekt für Ihre Vertraulichkeit und Ihr Wohlergehen behandelt, so wie wir Sie alle vor Vergeltungsmaßnahmen schützen werden.
Averna nimmt Repressalien nicht auf die leichte Schulter - jeder Kollege, der sich an Vergeltungsmaßnahmen beteiligt und/oder einen anderen Kollegen davon abhält, sich zu melden oder Hilfe zu suchen, muss mit disziplinarischen Maßnahmen rechnen.
Berichterstattung über einen Kollegen
Wir verstehen und schätzen Ihre Sorge um das Wohlergehen Ihrer Kollegen. Wir bemühen uns, rechtliche oder Compliance-Probleme mit echter Rücksicht auf die Auswirkungen auf den Einzelnen anzugehen. Deshalb werden wir uns immer darauf konzentrieren, rechtliche und Compliance-Lücken zu schließen, und nicht darauf, Schuldzuweisungen zu machen. Wir sind hier, um zu helfen und zu leiten, nicht um zu kontrollieren oder zu beschämen.
Sie helfen uns, sicherzustellen, dass Averna ethisch und verantwortungsbewusst arbeitet - wir verpflichten uns, diesen Sinn für Ethik und Verantwortung bei der Bearbeitung Ihrer Berichte zu erwidern. Sie vertrauen uns und wir vertrauen Ihnen.
Struktur des Verfahrens für die Meldung von Missständen und Beschwerden (Whistleblowing and Grievance Process)
Der Eingang Ihres Hinweises oder Ihrer Beschwerde bei der von Ihnen gewählten Kontaktstelle löst ein sorgfältiges Verfahren aus, bei dem der Schwerpunkt auf einer sorgfältigen und sicheren Dokumentation, einer taktvollen Kommunikation mit den betroffenen Parteien und angemessenen Folgemaßnahmen liegt, um das Problem zu lösen und eine Wiederholung zu verhindern.
Im Allgemeinen können Sie nach dem Einreichen einer Beschwerde mit folgenden Schritten rechnen: 1. Innerhalb von 24 Stunden nach dem Einreichen erhalten Sie eine Bestätigung Ihrer Beschwerde per verschlüsselter E-Mail. 2. Innerhalb von 72 Stunden nach der Bestätigung wird Ihre Beschwerde vertraulich an die Mitarbeiter weitergeleitet, die für die Bewertung und Untersuchung der Beschwerde zuständig sind, und zwar auf der Grundlage, dass sie unbedingt informiert werden müssen". Außer in Situationen, in denen wir rechtlich oder betrieblich verpflichtet sind, Ihre Identität offenzulegen, bleibt Ihre Beschwerde während der gesamten Übermittlung anonym. 3. Nach einer sorgfältigen Bewertung Ihrer Beschwerde und der Angelegenheiten, auf die sie sich bezieht, werden wir in Zusammenarbeit mit Ihnen einen angemessenen Lösungsplan entwickeln. Der Plan wird Ihnen innerhalb einer Frist von höchstens drei (3) Monaten vorgelegt. 4. Wenn Sie den Lösungsplan akzeptieren, werden wir mit seiner Umsetzung so fortfahren, dass Ihre Privatsphäre gewahrt bleibt und Sie nicht identifiziert werden können. 5. Während und nach der Umsetzung des Lösungsplans sorgen wir für eine kontinuierliche Überwachung und gegebenenfalls für Folgemaßnahmen. 6. Falls die Art Ihrer Beschwerde oder die aufgezeigten Risiken es erfordern, werden wir schließlich unternehmensweit geeignete Mechanismen (z. B. gezielte Schulungen oder neue Richtlinien) einführen, um die Möglichkeit eines erneuten Auftretens zu verhindern oder zu begrenzen.
Die Bearbeitung der Schritte 3 bis 5 kann je nach Art und Umfang der Beschwerde zwischen einigen Tagen und einigen Wochen dauern, während Schritt 6 je nach dem angewandten Verfahren bis zu einigen Monaten in Anspruch nehmen kann. In jedem Fall wird Ihre Beschwerde auf unserer Prioritätenliste ganz oben stehen.
Während des Verfahrens können Sie jederzeit zusätzliche Fragen oder Bedenken vorbringen. Bitte beachten Sie jedoch, dass sich dies auf den zeitlichen Ablauf des Verfahrens auswirken kann.
Einspruch gegen einen Auflösungsplan
Wenn Sie den von uns vorgeschlagenen Lösungsplan nicht akzeptieren, haben Sie die Möglichkeit, ihn anzufechten, indem Sie uns Ihre Ablehnung über den Kommunikationskanal mitteilen, der während des gesamten Beschwerdeverfahrens genutzt wird. Eine Beschwerde löst sofort eine Überprüfung des Schlichtungsplans aus. In diesem Fall werden wir zusammenarbeiten, bis wir eine Alternative gefunden haben, die für uns alle zufriedenstellend ist.
Der Einspruch gegen einen Abwicklungsplan kann die Bearbeitungszeit für Ihre Beschwerde verlängern.
Rücknahme der Beschwerde
Obwohl wir unser Bestes tun, um unseren Lösungsansatz an den Kontext Ihrer Beschwerde anzupassen und Ihre Bedürfnisse während des gesamten Prozesses zu berücksichtigen, kann es aufgrund der Schwere oder Bedeutung des angesprochenen Problems nicht möglich oder angemessen sein, Ihre Beschwerde zurückzuziehen.
Bevor Sie eine Beschwerde oder einen Hinweis melden, bedenken Sie bitte, dass eine einmal eingereichte Beschwerde unabhängig von einem späteren Sinneswandel oder dem Wunsch, sie zurückzuziehen, behandelt oder untersucht werden muss, insbesondere wenn es sich um Angelegenheiten von rechtlicher oder ethischer Bedeutung handelt.
Bewertung und kontinuierliche Verbesserung
Unser Whistleblowing- und Beschwerdeverfahren wird mindestens alle 12 Monate sowie auf Ad-hoc-Basis einer Bewertung unterzogen. Diese Verantwortung wird von unserem Rechtsteam, den zuständigen Führungskräften und dem Verwaltungsrat geteilt.
Die Bewertungen konzentrieren sich auf die in der nachstehenden Tabelle aufgeführten Aspekte und Messgrößen, die jedoch nicht vollständig sind.
Aspekte
Metriken
Rechtzeitigkeit
Durchschnittliche Zeit bis zur Bestätigung des Eingangs einer Beschwerde oder eines Hinweises.
Durchschnittlicher Zeitaufwand für die Untersuchung und Lösung von Beschwerden oder Meldungen von Hinweisgebern.
Prozentsatz der Beschwerden oder Berichte, die innerhalb der festgelegten Fristen bearbeitet werden.
Fairness und Objektivität
Anzahl der Beschwerden oder Berichte, die zu Gunsten des Beschwerdeführers entschieden wurden.
Anzahl der Beschwerden oder Berichte, die durch Schlichtung oder Schiedsverfahren gelöst wurden.
Prozentsatz der Beschwerden oder Berichte, bei denen das Untersuchungsverfahren von allen beteiligten Parteien als fair empfunden wurde.
Qualität der Auflösung
Prozentsatz der Beschwerden oder Berichte, die zu einem zufriedenstellenden Ergebnis für alle Beteiligten führen.
Häufigkeit des erneuten Auftretens ähnlicher Beschwerden oder Berichte nach der Lösung.
Rückmeldungen der Mitarbeiter über die Wirksamkeit des Lösungsprozesses.
Vertraulichkeit und Anonymität
Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit von Hinweisgebern und Beschwerdeführern.
Rückmeldungen von Hinweisgebern und Beschwerdeführern über ihr Vertrauen in die Vertraulichkeit des Verfahrens.
Mitarbeiterzufriedenheit und Vertrauen
Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung über die Wahrnehmung des Engagements der Organisation bei der Behandlung von Beschwerden und Whistleblowing.
Vertrauen in die Unternehmensleitung und die Personalabteilung in Bezug auf den Umgang mit Beschwerden und Whistleblowing.
Fluktuationsraten und Korrelationen mit Beschwerden oder Whistleblowing-Vorfällen.
Einhaltung der Rechtsvorschriften
Anzahl der Beschwerden oder Berichte im Zusammenhang mit Rechtsverstößen oder Compliance-Problemen.
Prozentualer Anteil der Beschwerden oder Berichte, bei denen die gesetzlichen Anforderungen an die Berichterstattung und Untersuchung erfüllt wurden.
Ergebnisse von Gerichtsverfahren oder Vergleiche aufgrund von Beschwerden oder Whistleblowing-Vorfällen.
Schulung und Sensibilisierung
Prozentsatz der Mitarbeiter, die über die Beschwerde- und Whistleblowing-Politik und -Verfahren Bescheid wissen.
Häufigkeit und Wirksamkeit von Schulungsprogrammen zum Umgang mit Beschwerden und zur Meldung von Missständen.
Rückmeldungen von Mitarbeitern über die Zugänglichkeit und Klarheit der Beschwerde- und Whistleblowing-Politik.
