SIGNALER UNE PRÉOCCUPATION

Structure de la procédure de dénonciation et de règlement des griefs 

La réception de votre dénonciation ou de votre grief par le point de contact que vous avez choisi déclenche un processus diligent qui met l'accent sur une documentation soignée et sécurisée, une communication pleine de tact avec les parties concernées et des actions de suivi appropriées pour résoudre le problème et éviter qu'il ne se reproduise.

En général, vous pouvez vous attendre à ce que les étapes suivantes se déroulent après l'introduction d'une plainte :
1. Dans les 24 heures suivant l'introduction de votre plainte, vous recevrez un accusé de réception par courrier électronique crypté.
2. Dans les 72 heures suivant l'accusé de réception, votre plainte sera transférée de manière confidentielle aux employés chargés d'évaluer et d'enquêter sur la plainte sur la base du "besoin absolu d'être informé". Sauf dans les cas où nous avons une obligation légale ou opérationnelle de divulguer votre identité, votre plainte restera anonyme pendant toute la durée du transfert.
3. Après une évaluation diligente de votre plainte et des questions auxquelles elle se rapporte, nous élaborerons un plan de résolution adéquat avec votre collaboration. Ce plan vous sera soumis dans un délai maximum de trois (3) mois.
4. Si vous acceptez le plan de résolution, nous procéderons à sa mise en œuvre d'une manière qui respecte votre vie privée et qui ne permette pas de vous identifier.
5. Pendant et après la mise en œuvre du plan de résolution, nous assurerons un contrôle continu et un suivi si nécessaire.
6. Enfin, si la nature de votre plainte ou les risques signalés l'exigent, nous mettrons en place les mécanismes appropriés à l'échelle de l'entreprise (tels que des formations ciblées ou de nouvelles politiques) afin d'empêcher ou de limiter la possibilité d'une récurrence.

Les étapes 3 à 5 peuvent prendre chacune entre quelques jours et quelques semaines en fonction de la nature de la plainte et de sa portée, tandis que l'étape 6 peut nécessiter jusqu'à quelques mois, en fonction du mécanisme mis en œuvre. Dans tous les cas, votre plainte restera une de nos priorités. 

À tout moment de la procédure, vous devez vous sentir parfaitement à l'aise pour soulever d'autres questions ou préoccupations que vous pourriez avoir. Notez toutefois que cela peut avoir une incidence sur le calendrier de la procédure.

Recours contre un plan de résolution

Si vous n'acceptez pas le plan de résolution proposé, vous avez la possibilité d'y faire appel en nous communiquant votre refus par le canal de communication utilisé tout au long de la procédure de règlement des griefs. Un recours déclenchera immédiatement un réexamen du plan de résolution, auquel cas nous travaillerons ensemble jusqu'à ce que nous parvenions à une solution satisfaisante pour tous.

Faire appel d'un plan de résolution peut augmenter le temps de traitement de votre plainte.

Retrait de la plainte

Bien que nous fassions de notre mieux pour adapter notre approche de résolution au contexte de votre grief et pour répondre à vos besoins tout au long de la procédure, il se peut qu'il ne soit pas possible ou approprié de retirer votre plainte en raison de la gravité ou de l'importance de la question soulevée. 

Avant de signaler ou de dénoncer une situation, gardez à l'esprit qu'une fois qu'une plainte est déposée, elle peut devoir être traitée ou faire l'objet d'une enquête, même si vous changez d'avis ou souhaitez vous rétracter, en particulier si elle concerne des questions d'ordre juridique ou éthique.

Évaluation et amélioration continue

Notre procédure de dénonciation et de règlement des griefs fait l'objet d'évaluations au moins une fois tous les 12 mois et sur une base ad hoc. Cette responsabilité est partagée par notre équipe juridique, les cadres concernés et le conseil d'administration.

Les évaluations se concentrent sur les aspects et les paramètres identifiés dans le tableau ci-dessous, qui n'est pas exhaustif.