Dernière mise à jour : Août 2023
Politique de confidentialité pour les employé·e·s et les contractants externes d’Averna
En tant qu'employeur, Averna s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles pendant et après votre emploi. La présente politique de confidentialité décrit les données personnelles qu'Averna recueille à votre sujet en tant qu'employé·e ou travailleur·euse externe, nos pratiques en matière de confidentialité et la manière dont vous pouvez nous contacter pour exercer vos droits et vos choix en matière de confidentialité. Si vous êtes un·e candidat·e pour l’un de nos postes, veuillez consulter notre Politique de confidentialité du candidat.
Nous n'utiliserons vos données personnelles que conformément à la présente politique, sauf disposition contraire de la loi applicable. Nous nous engageons à veiller à ce que les données à caractère personnel que nous recueillons à votre sujet soient exactes, pertinentes et utilisées à des fins limitées.
Averna se réserve le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment, et nous vous conseillons de le consulter régulièrement pour vous tenir informé.
1. Définitions
« Averna », « employeur », « nous », « notre » ou « nos » réfère à l'entité d’Averna responsable de la collecte et de l'utilisation de vos données personnelles dans le cadre de la présente politique. L'entité diffère en fonction de votre juridiction d'emploi.
On entend par « données personnelles » ou « données à caractère personnel » toute information vous concernant en tant qu'individu. Sont exclues les données anonymes ou dépersonnalisées qui ne sont pas associées à une personne en particulier, ainsi que les coordonnées professionnelles et l'intitulé du poste. En tant qu'employeur, nous pouvons collecter, stocker et utiliser les catégories de données à caractère personnel identifiées dans l'annexe A.
En fonction de votre relation avec Averna, « vous » signifie « employé·e » ou « travailleur·euse externe » :
- Le terme « employé·e » englobe les employé·e·s actuel·le·s et ancien·ne·s d'Averna.
- Le terme « travailleur·euse externe » désigne les travailleur·euse·s qui ne sont pas employé·e·s par Averna, mais qui ont accès aux installations d'Averna et/ou à son réseau d'entreprise. Il s'agit notamment des intérimaires, du personnel externalisé, des sous-traitants et des invité·e·s d'affaires.
2. Collecte et utilisation des données personnelles
La nature des données personnelles que nous traitons à votre sujet dans le cadre de nos activités et l'objectif de leur collecte peuvent changer en fonction de votre juridiction et de votre relation de travail avec Averna.
Si vous êtes un·e employé·e, vos données personnelles sont collectées et utilisées dans le cadre de l'exécution de votre contrat de travail avec Averna. Les exemples incluent, sans s'y limiter, la gestion de votre paie et de vos avantages sociaux, l’accès à des formations et l'évaluation de votre développement professionnel. Nous pouvons également traiter des données à caractère personnel concernant vos personnes à charge, vos bénéficiaires et d'autres personnes associées à votre emploi, si cela est nécessaire pour la fourniture de prestations de santé et d'assurance, et à d'autres fins connexes.
Averna peut utiliser les photos de l'employé·e dans le matériel de marketing, y compris les médias sociaux, les sites Web de l'entreprise et d'autres médias graphiques pendant la durée de la relation d'emploi.
Si vous êtes un·e ancien·ne employé·e, les données à caractère personnel vous concernant sont traitées principalement à des fins de conformité légale.
Si vous êtes un travailleur·euse externe, les données personnelles que nous traitons à votre sujet sont limitées à ce qui est nécessaire pour gérer votre relation avec Averna (paiement de vos factures par exemple), ainsi que votre accès à nos installations et à nos systèmes d'information.
Averna ne traitera vos données personnelles qu'aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, ou pour se conformer aux obligations légales qui s'appliquent à nous en tant qu'employeur. Si Averna doit traiter vos données personnelles dans un but qui n'est pas lié à votre emploi auprès de nous, vous en serez informé·e et, si la loi l'exige, nous vous demanderons votre consentement avant de procéder. Nous n'utiliserons vos données personnelles à votre insu ou sans votre consentement que si la loi applicable l'exige.
3. Partage et divulgation des données à caractère personnel
Averna ne divulguera vos données personnelles à des tiers que conformément à la présente politique.
Averna peut divulguer vos données personnelles à des sous-traitants, des agents désignés, des prestataires de services tiers ou d'autres employé·e·s d'Averna situés en dehors de votre juridiction qui nous aident à remplir votre contrat de travail avec nous. Aux fins de la présente politique, les prestataires de services tiers comprennent, sans s'y limiter, les gestionnaires de paie, les administrateurs de pension, les fournisseurs de mobilité pour les permis de travail/visas, les fiscalistes et les fournisseurs d'avantages sociaux.
Pour protéger vos données personnelles lors de ces transferts, Averna exige, par le biais de contrats écrits avec nos fournisseurs de services tiers, la mise en œuvre de mesures de sécurité satisfaisantes pour garantir la confidentialité des données. Nous n'autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données personnelles à d'autres fins que les objectifs ou les instructions explicitement donnés par Averna.
Averna peut également divulguer vos données personnelles aux fins supplémentaires suivantes, lorsque la loi applicable l'autorise ou l'exige :
- le respect d'obligations légales ou de procédures légales valables, telles que les procédures judiciaires et les ordonnances des tribunaux;
- réponse aux organismes de réglementation;
- demander l'avis d'avocat·e·s, d'auditeur·rice·s ou d'autres professionnel·le·s externes;
- à des fins de sûreté et de sécurité;
- lorsqu'il est dans notre intérêt légitime de le faire, par exemple à un acheteur potentiel d'Averna ou à des agences gouvernementales;
- à d'autres fins avec votre consentement, lorsque celui-ci est requis par la loi.
Dans tous les cas, Averna veille à ce que des mesures raisonnables soient prises pour limiter la divulgation de vos données personnelles au minimum nécessaire aux fins et circonstances applicables.
4. Transferts transfrontaliers et internationaux de données
Averna opère à l'échelle mondiale. Par conséquent, vos données personnelles peuvent être transférées vers d'autres pays que le vôtre, en dehors du pays où vos données personnelles ont été collectées à l'origine. Ces pays peuvent avoir des exigences en matière de protection des données différentes de celles de votre pays. Lors du transfert de vos données personnelles au-delà des frontières, Averna prend les mesures appropriées pour se conformer aux lois sur la confidentialité des données applicables à ces transferts.
5. Sécurité et conservation des données
Averna fait des efforts raisonnables pour fournir un niveau de sécurité approprié au risque associé au traitement de vos données personnelles. Nous maintenons des mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles appropriées conçues pour protéger les données personnelles couvertes par la présente politique contre la perte accidentelle et l'accès, l'utilisation, l'altération ou la divulgation non autorisés. En outre, Averna veille à ce que l'accès à vos données personnelles soit limité aux employé·e·s, agents, sous-traitants et tiers qui ont un besoin professionnel légitime de cet accès.
Averna n'effectue pas d'activités de profilage et ne prend pas de décisions vous concernant par des moyens automatisés.
Pour nous aider à protéger vos données personnelles, nous vous encourageons à tenir votre entité locale Averna informée des changements apportés à vos données personnelles tout au long de votre emploi chez nous. Nous vous encourageons également à suivre les recommandations énoncées dans notre politique TI afin de préserver la sécurité des mots de passe et de veiller à ce que vos interactions avec les services Averna demeurent sécurisées.
Sauf autorisation ou obligation légale contraire, Averna ne conservera vos données personnelles que pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs de collecte, y compris :
- pour se conformer à nos exigences en matière de comptabilité ou d'information.
- pour permettre la surveillance et la détection de la fraude et les activités de prévention des pertes.
- pour se conformer à nos obligations légales.
Dans certaines circonstances, vos données personnelles peuvent être rendues anonymes, auquel cas elles ne seront plus associées à vous. Averna se réserve le droit d'utiliser ces données anonymes et dépersonnalisées à des fins commerciales légitimes sans vous en avertir et sans votre consentement.
À la fin de votre relation de travail avec nous, vos données personnelles seront conservées et détruites en toute sécurité par Averna conformément à la présente politique et aux lois applicables.
6. Droits supplémentaires en matière de protection des données
- Vous avez le droit de demander l'accès aux données personnelles qu'Averna collecte, utilise ou transfère à votre sujet, et le droit de vous opposer à la collecte ou au traitement de vos données personnelles, ou de demander à ce qu'ils soient restreints.
- Lorsque vous avez donné votre consentement à la collecte, à l'utilisation et au transfert de vos données personnelles, vous avez le droit de retirer ce consentement ou tout autre consentement précédemment donné à Averna.
- Vous avez le droit de demander à Averna de rectifier ou d'effacer vos données personnelles qui sont inexactes, incomplètes ou périmées.
- Vous avez le droit à la portabilité des données.
- Vous avez en outre le droit de demander que le traitement de vos données personnelles soit limité. Vous pouvez à tout moment déposer une plainte concernant la collecte et l'utilisation de vos données personnelles par Averna.
Pour exercer vos droits en matière de confidentialité, vous pouvez contacter notre déléguée à la protection des données (DPO) par courriel à privacy@averna.com.
Nous pouvons vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et notre capacité à effectuer les changements demandés. Lorsque vos données personnelles ont été détruites, effacées ou rendues anonymes, ou lorsque nous sommes tenus par la loi de vous refuser l'accès à vos données personnelles détenues par Averna, vous serez informé·e des raisons de ce refus, sous réserve de toute restriction légale ou réglementaire. Vous pouvez à tout moment contacter notre DPD pour obtenir des informations sur nos obligations et pratiques en matière de conservation.
7. Délégué·e à la protection des données
Averna a désigné une déléguée à la protection des données pour veiller au respect de la présente politique.
Déléguée à la protection des données: Rania Hamdine (privacy@averna.com)
Vous pouvez transmettre toute demande concernant la protection de vos données personnelles à privacy@averna.com et notre déléguée à la protection des données s’occupera du traitement de votre requête.
Annexe A
Aux fins de la présente politique et en fonction de votre juridiction d'emploi, Averna peut collecter les catégories suivantes de données personnelles vous concernant :
- Les coordonnées personnelles, telles que le nom, le titre, l'adresse, le numéro de téléphone, le lieu de travail et l'adresse électronique.
- Les données d'identification, telles que l'identité sexuelle, la date de naissance, la nationalité, la citoyenneté, le statut d'ancien combattant, de minorité ou de handicap, ainsi que les coordonnées du domicile et des personnes à contacter en cas d'urgence.
- Des photographies prises lors d'événements sociaux et d'entreprises.
- L'affiliation à un régime d'assurance et de retraite, ainsi que les informations relatives à l'entretien, y compris l'état civil, le nom, l'adresse et la date de naissance du conjoint et des personnes à charge.
- Les informations relatives à la candidature et à la vérification des antécédents, y compris les curriculum vitae, les références et les dossiers scolaires, la formation, les casiers judiciaires, les antécédents en matière de crédit et les antécédents professionnels.
- Les informations relatives à la mobilité, telles que les informations sur les passeports, les permis de travail, les dossiers de conduite et les informations sur les permis de conduire.
- Les informations sur la rémunération, y compris les coordonnées bancaires, le numéro de sécurité sociale/d'assurance (ou l'équivalent), le salaire, les avantages sociaux et l'historique des performances.
- L’appartenance à un syndicat, le cas échéant.
- Les dossiers d'emploi, y compris les congés, les besoins d'adaptation, les adhésions professionnelles, les références, les antécédents professionnels et la preuve de l'admissibilité au travail.
- Toute autre donnée personnelle nécessaire à la gestion de votre relation de travail avec Averna.
